Silos de Dados: Quebrando Tudo

Em um mundo cada vez mais digital e orientado a dados, a capacidade de utilizá-los representa uma vantagem competitiva real e indispensável para os negócios, empresas e mercados. As organizações estão usando tecnologias avançadas para transformar seus dados em informações muito valiosas.

Isso permite que eles tomem decisões inteligentes, acelerem a inovação, ofereçam melhores experiências aos clientes e respondam aos problemas mais rapidamente.

Uma das principais questões que devem ser avaliadas para transformar o dilúvio de big data em tomadas de decisões mais eficientes são os “Silos de Dados”. Atualmente, todo setor de uma empresa possui repositórios de dados que de certa forma se encontram isolados do resto da empresa, gerando resultados divergentes para a mesma informação.

Os silos de dados dificultam a gestão, a organização e análise de dados. Em uma das minhas experiências profissionais foi necessário quebrarmos ou eliminarmos silos que não condiziam com a realidade e eram suscetíveis demais ao erro.

Pensando nessa questão, resolvi discutir como você pode quebrar os silos de dados e ativar integralmente o poder das informações para o seu negócio.

O que são silos de dados?

Os silos de dados são conjuntos de dados ou sistemas independentes que não se relacionam com os demais dentro de uma organização. São frequentemente alinhados com os sistemas das áreas de Tecnologia da Informação (TI) ou Negócios, onde apenas um grupo limitado de profissionais tem conhecimento ou acesso aos recursos de dados disponíveis.

A criação (ou a multiplicação) de silos é um grande problema para as empresas que buscam por mais produtividade, agilidade nos negócios, eficiência e melhores resultados.

Lembra daquela planilha que você ou seu colega de trabalho criou com dados importantíssimos para o negócio, mas que quase ninguém tem acesso e as análises poderiam gerar resultados muito melhores? Pois é! Ela pode ser considerada um silo de dados.

Tem também aquele sistema sagaz que não conversa com nenhum outro sistema porque as chaves primárias do banco de dados são diferentes. Algo tipo assim: o número da carteira do plano de saúde de um cliente é 123456 no sistema de cadastro; e 769284 no sistema de faturamento. Isso acontece com mais frequência do que a gente imagina.

A quebra dos silos de dados começa conhecendo três fatos:

  • Qual silo de dados foi criado?
  • Como foi criado?
  • Para que foi criado?

Por exemplo: em uma empresa que eu trabalhei, o setor de negócios de medicamentos quimioterápicos criou um silo de dados (arquivo no Excel) para monitorar pacientes em tratamento de câncer. O silo foi criado com informações da utilização do plano nos sistemas de cadastro, faturamento, custo, subsídio de medicamentos, compra e logística, resultados clínicos; e foi criado para acompanhar a linha de cuidado do paciente de forma integral.

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Tipos de silos de dados

No entanto, nem sempre a divisão da informação em silos é vantajosa. A eliminação de silos de dados pode ajudá-lo a obter as informações certas no momento certo, para que você possa tomar decisões mais inteligentes; economizar dinheiro, tempo e recursos humanos; reduzindo os custos de armazenamento e minimizando erros gerados por informações divergentes.

Por que os silos de dados são criados?

Os silos de dados ocorrem por diferentes razões em vários setores dentro de uma empresa. Porém, um fator comum está dentro da própria estrutura das organizações. Uma vez que a empresa é grande o suficiente, as pessoas naturalmente começam a se dividir em equipes para otimizar os processos de trabalho e obter vários benefícios utilizando as suas habilidades para analisar dados.

Apesar de existirem setores autônomos e áreas de negócios independentes, para que uma empresa seja eficaz e focada em resultados, não devemos cultivar a criação de silos de dados, a ponto de se criarem barreiras entre as equipes; pois esse comportamento reflete em uma retração no fluxo de informações valiosas entre os mais variados setores dentro de uma empresa.

Geralmente, os silos acontecem pelas seguintes razões:

  • Ambiente pouco colaborativo;
  • Cultura da empresa;
  • Estruturas organizacionais ineficientes;
  • Baixa precisão em análise de dados isoladas;
  • Tecnologia inadequada;
  • Sistemas mal desenvolvidos.

Quebrando tudo: Adeus silos de dados …

Quebrar os silos de dados ou até mesmo evitar a sua criação desnecessariamente, não é tão difícil quanto muitas empresas pensam. Existem várias maneiras pelas quais as organizações dividem os silos de dados para aproveitar ao máximo as informações geradas.

Quero apresentar para você, as cinco melhores maneira de quebrar tudo e obter o máximo dos dados:

1. Defina prioridades

Se você deseja quebrar os silos de dados em sua empresa para garantir informações únicas e verdadeiras, faça disso uma prioridade. Desenvolva um plano completo de como exatamente você o eliminará e garanta que todos os profissionais envolvidos estejam cientes de suas intenções.

Se possível, monte uma equipe multifuncional para cuidar do processo de consolidação, estabelecer uma transição mais tranquila e garantir resultados mais rápidos, sem ter que retornar aos silos.

Durante 1 ano, eu tive a oportunidade de liderar um projeto de quebra de silos, para consolidar as informações de custos com assistência à saúde, em uma operadora de planos com mais de 370 mil clientes. Os resultados valeram a pena e reduzimos ao máximo as incertezas que ocorriam em apresentações de Diretoria.

2. Promova a comunicação e a colaboração

Livre-se dos silos de dados incentivando os profissionais a se comunicarem regularmente. Promova e adote uma cultura organizacional de colaboração e celebração. Dessa forma, você vai garantir resultados melhores e reduzir as chances de silos de dados.

Houve uma época em que a área que eu gerenciava dependia muito da TI. Como a empresa estava criando negócios novos, era comum as áreas criarem seus silos de dados diariamente. Essa prática influenciava diretamente no modelo de dados do Data Warehouse, que por fim, impactava na visualização das informações apresentadas nos dashboards.

Para minimizar os impactos e administrar os conflitos, passamos a realizar reuniões semanais entre profissionais das áreas impactadas, a fim de que ambos aprovassem os releases dos sistemas e modelos de dados, evitando a criação de novos silos de dados.

3. Implante a cultura de modelo de dados em toda a empresa

A maioria dos profissionais que trabalham em áreas de negócios devem coletar dados de diferentes sistemas da empresa. Provavelmente fazem isso, com base em seus próprios requisitos, atribuições e perspectivas do negócio.

A maneira mais fácil e íntegra de quebrar os silos de dados é garantir que você tenha uma solução de data warehouse que tenha a escala e o desempenho necessários para atender às necessidades holísticas de dados da sua organização.

Se você pretende quebrar os silos, seus consumidores de dados esperam um desempenho igual ao que eles têm hoje em suas soluções de silos.

Durante quase dois anos, gerenciei uma equipe de Analytics e uma das nossas missões foi criar uma solução com data warehouse e posteriormente com o desenvolvimento de datamarts para garantir o mesmo desempenho no consumo das informações.

Segue abaixo, um pedaço do esquema que desenvolvemos.

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Legenda: Esquema de Data Warehouse e Datamarts
Fonte: Acervo pessoal

4. Implante a governança dos dados

O principal objetivo da governança de dados é dividir os silos de dados em uma empresa. Usando modelos de maturidade de governança de dados e integrando dados de todas as fontes, as empresas podem determinar holisticamente qual nível de governança é adequado para elas. Com equipes adequadas, as organizações podem implementar as políticas e procedimentos para o tratamento de dados.

Neste item, participei de um time com quatro pessoas, com a missão de implantar a governança de dados financeiros e econômicos de 23 operadoras de planos de saúde no Estado de Santa Catarina. Usamos modelos e critérios para integrar os dados dos sistemas transacionais com os dados publicados na Agência Nacional de Saúde Suplementar (ANS).

Até hoje, esse é um dos melhores projetos que eu participei devido ao aprendizado e aos seus impactos no mercado.

5. Gerenciamento dos dados principais

Este é um processo primordial para gerenciar, centralizar, categorizar, organizar, sincronizar e enriquecer os principais dados, de acordo com as regras de negócios. Um gerenciamento de dados eficiente em um repositório central oferece uma visão única das informações e minimiza ineficiências causadas por silos de dados.

Portanto, se você aplicar essas boas práticas de gerenciamento de dados, desenvolvendo um plano para incentivar os funcionários a se comunicarem com frequência; armazenar dados e usar as ferramentas mais adequadas para o negócio, você pode evitar silos de dados e tirar o máximo proveito das informações gerados pelos seus dados.

Você consegue fazer isso tudo de uma vez? Provavelmente não! Mas começar é tão importante quanto alcançar os resultados.

“Por mais que acreditemos ser mais produtivos em nossos pequenos silos, permanece o fato fundamental de que os seres humanos são animais sociais. Ao negar a oportunidade de colaborar e compartilhar ideias, as empresas contribuem para seu próprio desaparecimento.”

Patrik Dholakiya – Fundador da “The 20Media.com”